+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Журнал регистрации входящих писем в экселе

Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства Регистрационные формы и документы службы делопроизводства Перечень правовых, нормативных и других документов по оформлению орд и работе делопроизводственных служб Образцы документов, создаваемые с помощью приложений Office Документы по распорядительной деятельности Регистрационные формы и документы службы делопроизводства Документы по личному составу предприятия Информационно-справочные документы Справочно-аналитические документы. Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов. Утверждение документов проводится должностным лицом руководителем соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Рассылка писем из Excel через Outlook

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Формы регистрации документов

Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства Регистрационные формы и документы службы делопроизводства Перечень правовых, нормативных и других документов по оформлению орд и работе делопроизводственных служб Образцы документов, создаваемые с помощью приложений Office Документы по распорядительной деятельности Регистрационные формы и документы службы делопроизводства Документы по личному составу предприятия Информационно-справочные документы Справочно-аналитические документы.

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом руководителем соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы.

В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения. Перечень документов, подлежащих утверждению. Перечень документов, на которых ставится печать.

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

Перечень документов, не подлежащих регистрации. В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

Форма журнала регистрации входящих документов. Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер индекс состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ. Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе. Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель". Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

В зависимости от объема документооборота в организации для регистрации используются различные формы: журналы, картотека или учетные файлы на ПК. Рекомендуется учетные файлы создавать в виде журнала и записывать данные с помощью электронных таблиц Excel, содержащих в первой строке заголовок информационного поля, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись.

Для регистрации документа в электронном виде создается таблица в книге Excel, заголовки которой находятся в первой строке, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись.

При вводе записи в виде формы команда Форма в меню Данные появляется заголовок информационного поля, соответствующий названию столбца таблицы. Для бумажного варианта регистрационной карточки можно создать соответствующую таблицу в приложении Word. Образец Карточки регистрации документов на ПК.

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов. К исходящим документам относятся: распорядительные документы предприятия, письма в адрес иных организаций и граждан, приказы, издаваемые предприятием в процессе осуществления своих полномочий.

Отправляемые предприятием исходящие документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы.

В графе "Примечание" могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий и номера документов, подлежащих утверждению. Регистрационный номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу или из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договора и т.

Порядковые регистрационные номера индексы присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.

Приказы по предприятию могут регистрироваться в специальном журнале или как внутренние документы в журнале регистрации внутренних документов. Форма журнала регистрации заключенных договоров. Журнал регистрации заключенных договоров необходим для формирования плана работ, контроля за выполнением договоров и за проведением выплат по договорам.

Таблица заполняется для разных типов договоров: договоров на выполнение работ, на приобретение вычислительной техники, договоров на услуги, финансовых и кредитных договоров. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются все дела структурных подразделений предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структур подразделений предпри ятия. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем - переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации. Номенклатура дел подписывается составителем и утверждается руководителем предприятия.

В конце года делается итоговая запись о количестве заведенных дел. Наименование предприятия. ЗАО "Север". В г. Референт Подпись В. При передаче дел в архив на них составляется опись. Опись составляется, как правило, на документы одного года.

Дела в опись вносятся по степени важности. Каждое дело в описи получает своей порядковый архивный номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела. В конце описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел.

Опись подписывается составителем и председателем ЭК предприятия, согласовывается с руководителем предприятия и утверждается сотрудником архива.

Должность Подпись И. Наименование должности лица, ответственного за работу с документами Подпись И. Наименование должности руководителя Подпись И. Внутренняя опись. Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного свыше 10 лет хранения, учет которых вызван спецификой документации наличие грифа секретности, особо ценные документы и т, п.

Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела. Для обеспечения сохранности документов, включенных в дело, все листы его нумеруют. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.

Регистрационная карта входящих документов. Главная страница Введение Преемственность традиций и западные веяния Делопроизводство в среде Windows Из чего состоит "электронный офис" C начала было слово Word Автоматизация работы с документами Microsoft Excel - программа обработки табличных данных Диаграммы Совместное использование данных Приложение Microsoft Outlook Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства Реклама: Для отдела кадров: журнал регистрации кадровых приказов : шаблон и комментарии по составлению.

Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства Регистрационные формы и документы службы делопроизводства Перечень правовых, нормативных и других документов по оформлению орд и работе делопроизводственных служб Образцы документов, создаваемые с помощью приложений Office Документы по распорядительной деятельности Регистрационные формы и документы службы делопроизводства Документы по личному составу предприятия Информационно-справочные документы Справочно-аналитические документы Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию.

Перечень документов, подлежащих утверждению Акты проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. Инструкции должностные, по технике безопасности и т.

Отчеты о производственной деятельности, о командировках и т. Перечни должностей, работников, документов и т. Планы производственные, развития, внедрения новой техники и т. Положения о структурном подразделении, премировании и т.

Программы проведения работ, мероприятий, командировок Структура и штатная численность Сметы расходов, использования средств и т. Перечень документов, на которых ставится печать На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись.

Акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. Архивные справки, а также копии выписки архивных документов. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.

Договоры о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. Заявки на оборудование и т. Заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т.

Командировочные и другие служебные удостоверения. Лицензии на право ведения какой-либо деятельности. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные на выполнение работ, услуг и т. Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. Реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции. Свидетельства об открытии представительств.

Смета расходов на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. Совместные документы, подписанные руководителями предприятий. Спецификации изделий, продукции и т. Учредительные документы устав, протокол и т.

Штатные расписания и изменения к ним. Перечень документов, не подлежащих регистрации В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации.

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

Помогите организовать электронный документооборот

Журнал регистрации входящих документов: перечень регистрируемой корреспонденции, правила ведения и требования к содержанию. Бумажная и электронная формы журнала. Входящая корреспонденция любой организации подлежит обработке и учету. Все поступающие документы принимаются секретарем или делопроизводителем, сортируются и передаются адресатам после присвоения регистрационного номера.

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания. Реестр договоров представляет форму, используемую для учетного процесса подписанных соглашений.

Разместить вакансию. Обратная связь. Вход и регистрация. Забыли пароль?

Подготовка документов, документооборот

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения. К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер. Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:. Другими словами, данный журнал — это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу.

Журнал регистрации исходящих документов

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала. Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:. Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу формат А4 со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Обновлены сохраненные настройки системы поиска и отбора документов.

Она предназначена для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Помогите организовать электронный документооборот

Евгений Сажин Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания. Обязательна нумерация всех страниц.

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться. Сегодня свой день рождения празднуют пользователей. В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Загрузок: Посмотрите примерный образец журнала регистрации входящих документов. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие. Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией. В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по. Журнал регистрации входящих и исходящих документов. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel.

я вела электронный документооборот в Excel. созлается 2 таблицы. Журнал входящих документов и журнал исходящих. Михайловна Алексеева. А какой у Вас объем документов и кто занимается регистрацией.

Активировать демодоступ. В любую организацию поступает множество входящих документов — письма, пресса, рекламные листовки и буклеты, и т. Чтобы работа с этими документами была эффективной, должна быть налажена система регистрации входящей корреспонденции, в которой каждому документу присваивается уникальный номер. Во-первых, регистрация поступившего документа подтверждает факт его получения организацией.

Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового года

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

Вид основного раздела журнала:. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения.

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции.

Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации. На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними. Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления.

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством. Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики. Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников. Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки. Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

Top- Download Все файлы интернета Регистрация Войти. Проверено антивирусом. Что такое Top-Download? TopDownload это мега хранилище файлов, где собраны все файлы из интернета в одном месте.

Комментарии 15
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. linkrawonha93

    Вот почему я должен платить НДС, Пенсионный фонд и прочее, Это не правильно.